Veranstaltungen sind eines der mächtigsten Werkzeuge für die Engagement der Gemeinschaft – aber wenn sie mit der Gemeinschaft geplant werden, statt für sie, passiert etwas Tieferes. Gemeinsame Veranstaltungsplanung bezieht sich auf den kooperativen Prozess des Entwerfens, Organisierens und Durchführens von Veranstaltungen, indem Mitglieder einer Gemeinschaft auf sinnvolle Weise einbezogen werden.
Ob das Format virtuell, persönlich oder hybrid ist, die Absicht bleibt dieselbe: gemeinsame Erfahrungen zu schaffen, die gemeinsame Ziele, kollektives Wissen und gegenseitigen Besitz widerspiegeln. Gemeinsame Planung verteilt nicht nur die Arbeitslast – sie stärkt Beziehungen, Vertrauen und Engagement für den Zweck der Gemeinschaft.
Im besten Fall verwandelt sie ein Publikum in aktive Mitwirkende.
Was ist gemeinsame Veranstaltungsplanung?
Gemeinsame Veranstaltungsplanung ist die Praxis, mehrere Akteure der Gemeinschaft — nicht nur Organisatoren — in die Planung eines Community-Events von Anfang bis Ende einzubeziehen. Dies kann Folgendes umfassen:
Definition von Veranstaltungszielen und -ergebnissen
Auswahl von Themen oder Schwerpunkten
Vorschlag oder Übernahme von Rednerpositionen, Gastgebern oder Moderatoren
Handhabung von Logistik oder Promotion
Unterstützung während oder nach der Veranstaltung
Es geht nicht einfach darum, Ideen zu crowdsourcen. Es ist die Schaffung eines gemeinsamen Rahmens, in dem verschiedene Rollen, Stimmen und Beiträge das Endergebnis formen.
Warum es wichtig ist für den Gemeinschaftsaufbau
Veranstaltungen sind ein natürlicher Begegnungspunkt – sie bringen Menschen in Zeit und Raum zusammen. Aber ohne Beteiligung an der Planung können Veranstaltungen nach oben hin oder von dem, was die Mitglieder wirklich interessiert, abgekoppelt wirken.
Gemeinsame Planung ist wichtig, weil sie:
Eigentum und Stolz unter den Mitgliedern aufbaut
Burnout reduziert für Gemeinschaftsleiter, indem Verantwortung verteilt wird
Relevanz fördert, da Inhalt und Format aus der Gruppe heraus entstehen
Führungskräfteentwickung unterstützt unter Freiwilligen oder aufstrebenden Mitwirkenden
Gemeinschaftswerte verstärkt durch den Prozess, nicht nur das Produkt
Engagement erhöht, weil Menschen zu dem kommen, was sie mitgestalten
Gemeinschaftsveranstaltungen sind nicht nur Berührungspunkte – sie sind Rituale. Und Rituale sind am stärksten, wenn sie gemeinsam aufgebaut werden.
Übliche Formate für gemeinsame Veranstaltungsplanung
Gemeinsame Planung kann auf eine Vielzahl von Veranstaltungsarten angewendet werden, einschließlich:
Podiumsdiskussionen oder Rednerserien
Von Peers geleitete Workshops oder Tutorials
Lokale Treffen oder Pop-ups
Digitale Gipfel oder Konferenzen
Gemeinsam gestaltete Feiern oder Meilensteine
Fähigkeitsteilen, Hackathons oder „Unkonferenzen“
AMA-Sitzungen oder Stadtversammlungen der Gemeinschaft
Je partizipativer das Format, desto mehr Wert ziehen die Mitglieder – sowohl als Mitwirkende als auch als Teilnehmer.
Schlüsselelemente effektiver gemeinsamer Veranstaltungsplanung
1. Klare Zielsetzung
Was ist das Ziel der Veranstaltung – und wie unterstützt es die Mission der Gemeinschaft? Wenn die Mitglieder das „Warum“ verstehen, sind sie motivierter, das „Wie“ zu gestalten.
2. Definierte Rollen
Nicht jeder muss alles machen. Teilen Sie die Planung in Rollen auf wie:
Inhaltsleiter (Themen, Agenda, Redner)
Operationsleiter (Plattformen, Zeitplanung, Logistik)
Promotionsleiter (Flyer, E-Mails, soziale Assets)
Moderator (leitet die Sitzung)
Gemeinschaftsunterstützung (Begrüßung, Feedback, Nachverfolgung)
Das verhindert Überlastung und macht den Beitrag fühlbar machbar.
3. Zusammenarbeitstools
Verwenden Sie Plattformen, die Transparenz und asynchrone Zusammenarbeit unterstützen:
Gemeinsame Dokumente oder Wikis zur Planung
Planungstools (z.B. Doodle, Calendly)
Kommunikationszentren (Slack, Discord, Circle)
Veranstaltungsboards oder Aufgabenmanager (Trello, Notion, Airtable)
Je reibungsloser die Planungsinfrastruktur, desto einfacher ist es für die Mitglieder, sich einzubringen.
4. Iterative Planung
Gemeinsame Planung funktioniert am besten, wenn Ideen sich weiterentwickeln. Anstatt einen gesamten Plan von Anfang an festzulegen:
Verwenden Sie Umfragen oder Diskussionsstränge, um die Richtung zu gestalten
Veranstalten Sie Planungs-Sprints oder Brainstormings
Führen Sie kleinere Pilotprojekte oder Generalproben durch
Bitten Sie nach der Veranstaltung um Feedback und passen Sie es für die nächste an
Betrachten Sie jede Veranstaltung als einen lebendigen Prototyp.
5. Anerkennung und Nachverfolgung
Feiern Sie Mitwirkende – sichtbar und bedeutungsvoll. Lob, Abzeichen, Profile oder sogar kleine Geschenke zeigen Wertschätzung. Schließen Sie nach der Veranstaltung den Kreis:
Teilen Sie, was funktioniert hat
Erkennen Sie Lernprozesse an
Laden Sie Mitwirkende ein, erneut zu führen oder andere zu coachen
Das trägt dazu bei, Momentum über die Veranstaltung hinaus aufrechtzuerhalten.
Gemeinsame Planung in verteilten und virtuellen Gemeinschaften
In globalen oder online-first Gemeinschaften kann gemeinsame Veranstaltungsplanung sogar noch wertvoller sein – aber auch komplexer. Berücksichtigen Sie:
Zeitunterschiede bei der Planung von Treffen
Niedrigbandbreiten-Kollaborationsmethoden (z.B. asynchrone Ideenboards)
Rollenspezifische Anmeldungen, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden
Kulturelle Sensibilität bei der Veranstaltungsplanung, Namensgebung und beim Format
Sichtbarkeit von Beiträgen, auch wenn sie informell sind
Digitale Veranstaltungen sollten nicht weniger kollaborativ sein – sie erfordern nur bessere Rahmenbedingungen.
Vorteile über die Veranstaltung hinaus
Gemeinsame Planung geht nicht nur um die Veranstaltung – es geht darum, was die Veranstaltung freisetzt. Wenn sie gut gemacht wird, führt sie zu:
Stärkeren Beziehungen unter den Mitgliedern
Höherem Vertrauen zwischen Organisatoren und der Gemeinschaft
Der Entstehung neuer Führungspersönlichkeiten, Moderatoren oder Organisatoren
Ein stärkeres Gefühl von "das ist unseres" und nicht "das ist ihres"
Eine wiederholbare Kultur der Mitgestaltung für zukünftige Projekte
Wenn Menschen etwas gemeinsam aufbauen, bleiben sie eher – und laden andere ein.
Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet
Sogar mit den besten Absichten kann gemeinsame Planung ins Stocken geraten oder Frustration erzeugen. Achten Sie auf:
Unklarheit: Vermeiden Sie vage Aufforderungen wie "Möchte jemand helfen?" Seien Sie spezifisch bei Rollen und Zeitplänen.
Überlastung einiger weniger Mitwirkenden: Verteilen Sie Aufgaben und überprüfen Sie die Kapazität.
Endlose Planungsloops: Setzen Sie zeitlich begrenzte Entscheidungspunkte. Lassen Sie nicht zu, dass Perfektion den Fortschritt blockiert.
Keine Entscheidungsgewalt: Definieren Sie klar, wer das letzte Wort hat, wenn es Meinungsverschiedenheiten gibt.
Unsichtbare Beiträge: Stellen Sie sicher, dass jede Rolle erkannt wird, nicht nur die Redner oder Gastgeber.
Struktur schützt die Zusammenarbeit vor Chaos.
Abschließende Gedanken
Gemeinsame Veranstaltungsplanung ist mehr als Logistik. Sie ist ein Akt des Vertrauens. Sie sagt: wir glauben, dass unsere Mitglieder fähig, kreativ und engagiert sind – nicht nur um teilzunehmen, sondern um zu gestalten, was wir gemeinsam tun.
Wenn die Planung partizipativ wird, werden Veranstaltungen mehr als nur die Lieferung von Inhalten – sie werden zu Gemeinschaftscontainern. Sie reflektieren die Vielfalt, Energie und das Eigentum, die die besten Gemeinschaften definieren.
Denn letztendlich sind die stärksten Veranstaltungen nicht nur gut ausgeführt. Sie sind gemeinsam geschaffen.
FAQs: Gemeinsame Veranstaltungsplanung
Wie unterscheidet sich gemeinsame Veranstaltungsplanung von freiwillig geführter Veranstaltungsorganisation?
Freiwillig geführte Veranstaltungen verlassen sich oft auf einige Mitglieder, die die Verantwortung übernehmen, während gemeinsame Veranstaltungsplanung ein verteiltes, kooperatives Verfahren ist. Es geht nicht um die Zuweisung von Aufgaben, sondern um das gemeinsame Erschaffen der Veranstaltung, mit gemeinsamer Entscheidungsfindung und offenen Inputs zu Zielen, Struktur und Durchführung.
Welche Plattformen eignen sich am besten zur Koordination gemeinsamer Veranstaltungsplanung in Online-Communities?
Nützliche Werkzeuge sind:
Notion oder Google Docs für gemeinsame Agenden und Planung
Slack oder Discord für asynchrone Diskussionen
Trello oder Airtable für Aufgabenverteilung und Fortschrittsverfolgung
Loom oder Zoom für virtuelle Brainstormings oder Planungstreffen
Das Ziel ist, Sichtbarkeit, Eigenverantwortung und Flexibilität sicherzustellen – besonders über Zeitzonen hinweg.
Welche Arten von Gemeinschaften profitieren am meisten von gemeinsamer Veranstaltungsplanung?
Gemeinsame Planung ist besonders effektiv in:
Peer-to-peer-Lerncommunities
Bodenständigen und Advocacy-Netzwerken
Schöpfer- oder Mitwirkenden-basierten Gemeinschaften
Startup-Ökosystemen oder Berufskreisen
Jede Gemeinschaft, in der Beteiligung, Abstimmung und Mitgestaltung Prioritäten sind, wird von diesem Ansatz profitieren.
Wie ermutigen Sie Mitglieder, an der Veranstaltungsplanung teilzunehmen?
Machen Sie die Einladung:
Klar: Geben Sie Rollen, Zeitverpflichtungen und Erwartungen an
Inklusiv: Laden Sie Beiträge von neuen oder weniger sichtbaren Mitgliedern ein
Niedrigschwellig: Bieten Sie Mikrobeiträge an (z.B. Abstimmung über Themen, Vorschlagen von Fragen)
Sichtbar: Feiern Sie Mitwirkende während und nach der Veranstaltung
Das Engagement steigt, wenn Mitglieder das Gefühl haben, dass ihr Beitrag echten Einfluss hat.
Kann gemeinsame Planung auch für wiederkehrende Veranstaltungen verwendet werden?
Absolut. Tatsächlich macht iterative Mitplanung wiederkehrende Veranstaltungen im Laufe der Zeit stärker. Gemeinschaften können Rituale um:
Nach-Veranstaltungs-Retrospektiven
Wechselnde Planungsteams
Kontinuierliche Verbesserung von Inhalten und Formaten
Das schafft ein lebendes System von Veranstaltungen, das sich mit den Bedürfnissen der Mitglieder weiterentwickelt.
