📧 Transaktions-E-Mails

Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse für Transaktions-E-Mails

tchop ermöglicht es Kunden, eine eigene, benutzerdefinierte E-Mail-Domain für alle Transaktions-E-Mails einzurichten. So wird sichergestellt, dass alle ausgehenden E-Mails von ihrer eigenen Domain anstelle der standardmäßigen tchop-Domain stammen.

Wenn E-Mails von Ihrer Domain kommen, fördert dies das Vertrauen in die Kommunikation und das Angebot an sich. Das gesamte Benutzererlebnis wird dadurch kohärent – von den Apps bis zu der E-Mail-Kommunikationen.

Selbstverständlich können sie auch alle Inhalte und Texte der E-Mails anpassen auf Ihrer Anforderungen.

Um sicherzustellen, dass die E-Mails auch sicher und zuverlässig in den Programmen Ihrer Benutzer zugestellt werden und nicht im Spam-Ordner landen, sind einige technische Dinge wichtig. Dazu gehört die ordnungsgemäße Einrichtung sogenannter SPF-, DKIM- und DMARC-Datensätze. Aber keine Sorge: dies ist normalerweise für Ihre IT- bzw. entsprechende Experten mit Zugang zu Ihren DNS-Einstellungen schnell erledigt.

Anleitung

Die Einrichtung einer eigenen E-Mail ist einfach und in folgenden Schritte umsetzbar:

1. Fügen Sie die benutzerdefinierte E-Mail-Domain als "Absender-Signatur" hinzu

• Teilen Sie uns mit welche eigene E-Mail sie für den Versand nutzen wollen

• Wir fügen diese E-Mail-Domain dann als "Absender-Signatur" zu Ihrer Organisation hinzu

• Sobald dies erledigt ist, senden wir eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene benutzerdefinierte E-Mail-Adresse

2. Bestätigen Sie die E-Mail

• WICHTIG: Sie müssen Zugriff auf die benutzerdefinierte E-Mail-Adresse haben, da die Bestätigungs-E-Mail dorthin gesendet wird

• Bitte öffnen Sie die E-Mail und folgen dann den Anweisungen, um die E-Mail-Adresse zu bestätigen (normalerweise braucht es dazu nur ein Klick!)

3. tchop verbindet die benutzerdefinierte E-Mail-Domain

• Sobald die E-Mail bestätigt ist, verbinden wir die benutzerdefinierte E-Mail-Domain mit Ihrer Organisation bei uns

• Nach erfolgreicher Verbindung werden alle Transaktions-E-Mails von der vom Kunden bereitgestellten benutzerdefinierten E-Mail-Adresse gesendet

  
  

Verbesserung der Zustellbarkeit

Um die E-Mail-Zustellbarkeit zu verbessern und eine ordnungsgemäße Authentifizierung sicherzustellen, empfehlen wir unseren Kunden ihre DNS-Einstellungen mit den folgenden Datensätzen zu aktualisieren:

1. DKIM (DomainKeys Identified Mail)

• tchop stellt die erforderlichen DKIM-Datensatzdetails via E-Mail bereit

• Diese DKIM-Datensätze müssen in den DNS-Einstellungen hinterlegt werden

• 
  Dies hilft, die entsprechende E-Mail Domain zu authentifizieren und die Sicherheit zu verbessern.

2. Return-Path (Bounce-Handling)

• tchop wird auch einen sogenannten Return-Path bereitstellen.

• Auch dies sollte zu Ihren DNS-Einstellungen hinzugefügt werden

Der Return-Path stellt sicher, dass zurückgekommende E-Mails korrekt verarbeitet werden.

Was ist mit SPF-Datensätzen?

SPF steht für „Sender Policy Framework“ und ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, das auf SPF-Records basiert. Als Teil der E-Mail-Cybersicherheit hilft SPF, Phishing-Angriffe abzuwehren. Es ermöglicht Unternehmen, genau festzulegen, wer im Namen Ihrer Domain E-Mails versenden darf.

Das Gute: SPF (Sender Policy Framework)-Datensätze sind in unserem Fall nicht mehr erforderlich. SPF wird automatisch für die Kunden verwaltet, sodass keine manuellen Updates erforderlich sind.

Hinweis: Es ist wichtig zu verstehen, dass es für jede Domain nur einen SPF-Eintrag geben kann. Deshalb ist es vorteilhaft, dass dies unsererseits verwaltet wird.

Tests

Es wird dringend empfohlen, die Einrichtung vor dem Live-Gang zu testen, um sicherzustellen, dass die E-Mail alle erforderlichen Tests besteht. Ein einfaches, aber großartiges Tool ist AppMailDev, das jeder hier nutzen kann. Sie (und wir auch) können so ganz einfach DomainKeys, SPF- und DKIM-Datensätze überprüfen. Das Tool bietet auch Reports an, wenn etwas fehlschlägt.

Es gibt auch andere großartige Tools, die bei Tests helfen, wie MXToolbox oder Kitterman SPF Validator.

Normalerweise funktioniert die Einrichtung reibungslos, wenn die bereitgestellten Datensätze zu den DNS hinzugefügt werden. Es ist jedoch immer gut dies vorab zu testen.

Whitelisting

Für Unternehmenskunden, die tchop für interne Kommunikation nutzen, kann es auch hilfreich sein, die IP-Adresse des Absenders auf die Whitelist zu setzen. Wir freuen uns, dafür notwendige Details dafür zur Verfügung zu stellen.

Da wir für den Versand eine sog. IP-Range verwenden und viele Kunden bereits viele DNS-Einträge haben, ist es oft einfacher einen sog. "Include" zu hinterlegen. Auch dies bieten wir an.

Zusammenfassung

Anhand der beschriebenen Schritte können Sie recht einfach eine eigene, benutzerdefinierte E-Mail-Domain in tchop einrichten. Mit dem richtigen Set Up ist zudem sichergestellt, dass die E-Mails nicht nur schnell, sondern auch zuverlässig bei Ihren Nutzenden ankommen.

Haben Sie Fragen dazu? Sprechen Sie uns einfach an!